أهم 7 نقاط عند التواصل مع الموردين
التواصل مع الموردين ، مع تطور سلوكيات العملاء وأنماط الشراء، والمنافسة المتزايدة، وسلسلة التوريد المعطلة عالميًا، أصبحت هناك حاجة إلى التواصل الفعال بين الشركات ومورديها بشكل أكثر وضوحًا من أي وقت مضى.
يمكن أن يؤدي عدم الاتصال إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، والتسليم في الوقت المناسب، وزيادة تكاليف النقل، والنقص، وعدم رضا العملاء.
ويعد التواصل الجيد مع الموردين أحد أكثر الطرق فعالية لإدارة النقص المستمر في سلسلة التوريد.
أهم 7 نقاط عند التواصل مع الموردين
الموردون هم أصدقاؤك
واعتمادًا على دورك في مؤسستك، قد يكونون أهم أصدقائك، ويمكن أن تصبح سلسلة التوريد مبسطة للغاية أو تظل راكدة بناءً على العلاقة مع البائعين لديك.
مع اتصالات المورد غير الصحيحة، يتم شحن الأجزاء غير الصحيحة، وتفويت التواريخ مما يؤدي إلى نقص في عملك، وتفويت الأهداف، ناهيك عن كل هذا الضغط على الجانبين.
إذا كانت علاقاتك مع الموردين صعبة بعض الشيء في بعض الأحيان، فلا داعي للقلق - فقليل من التحضير والتواصل يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً، وفيما يلي عدة نصائح لتحسين التواصل مع مورديك وجني النتائج.
ضع توقعات واضحة للإبلاغ والتواصل مع المورد
كل مصنع لديه أنظمة مطبقة لإعداد التقارير وإدارة الطلبات وإدارة أداء الموردين، وبدون الاتساق، يحدث ضرر للجميع ولكن إذا كان عملك يرتد بانتظام من تنسيق تقرير نقص إلى آخر، أو ينفذ بوابة مورد جديدة كل شهر، فإن الكفاءة والفعالية تأخذان الغوص.
ضع خطة واضحة لكيفية التواصل مع الموردين في بداية علاقة جديدة، وهذا يضمن شراكة تجارية فعالة - عدد أقل من النقص، والمزيد من عمليات التسليم في الوقت المحدد، وتكاليف شحن أقل اندفاعًا، والأفضل من ذلك كله، تقليل الصداع بالنسبة لك.
هذا لا يعني عدم وجود مجال للترقيات، ولكن تأكد من أن تحديثاتك مدروسة، من البداية، حدد توقعات للبيانات التي تحتاجها من مورديك.
بمجرد حصولك على ذلك، قم بتوفير منصة متسقة يمكن لمورّدك من خلالها تنفيذ تلك التوقعات.
يجب أن تكون قادرًا على تحديث الحالات والتواصل ذهابًا وإيابًا على مستوى جزئي، هذا يجعل تحديثات الحالة سهلة التعديل والتعقب، يمكن أن تكون أداة الاتصال الجيدة بالموردين طريقة قوية لتفعيل الاتصال الفعال. يجب ان:
يمكن أن تكون أداة الاتصال الجيدة بالموردين طريقة قوية لتفعيل الاتصال الفعال، يجب ان:
كن في متناول الجميع بسهولة
كن سهل الاستخدام وسهل الحصول على مستخدمين جدد وتشغيلهم
تحتوي على جميع البيانات المهمة التي يحتاج الطرفان إلى رؤيتها
ميزة أدوات التعاون المضمنة، مثل التعليق في المشروع
اسمح باتصال بسيط وقابل للتتبع
تتيح لك عرض النتائج لمعرفة قيمة الأعمال عبر جميع الموردين
تعرف على التفاصيل
عند الاتصال أو إرسال بريد إلكتروني إلى مورد، من المهم أن تكون أسئلتك جاهزة. ما هو رقم أمر الشراء الذي تحتاجه للمناقشة؟ هل هو جزء VMI؟ هل لديها حد أدنى لكمية الطلب؟ ما هي المهلة الزمنية للجزء الذي تتوقع الإسراع به؟ عند العمل مع قادة وممارسين في سلسلة التوريد، نسمع دائمًا الصعداء باحتمالية تقليل حجم البريد الإلكتروني غير الضروري.
لا يؤدي هذا فقط إلى إنشاء تدفق اتصال ثنائي الاتجاه سهل للموردين، ولكنه يقلل أيضًا من عدد الرسائل التي يمكن أن تتراكم. تأكد من أنك تعرف كل ما يمكنك بشأن المنتجات التي تحتاج إلى مناقشتها قبل الاتصال أو البريد الإلكتروني.
تبدو بسيطة، أليس كذلك؟ ومع ذلك، يصبح هذا الأمر أكثر صعوبة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات المعقدة وآلاف أرقام الأجزاء.
هناك أدوات توفر نافذة على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والتي تسهل الوصول إلى المعلومات المهمة. يستفيد الجميع عندما تعرف كل شيء تستطيعه عن الأجزاء التي تحتاج إلى مناقشتها، سيؤدي ذلك إلى تسهيل المناقشة وإزالة مخاطر مناقشة كلاكما لجزئين مختلفين دون إدراك ذلك.
اعترف بوجود مشكلة
بينما سمعنا عن الشركات المصنعة التي تتخذ إجراءات جذرية مثل استئجار طائرة لتجنب الرسوم المتأخرة من عملائها، فإن مشكلة تفويت الموردين ليست فريدة من نوعها.
عندما تضيع تغييرات أوامر الشراء في صندوق الوارد، يُترك المصنعون يتدافعون لإخراج الطلبات من الباب، مما يعرض العلاقات مع عملائهم للخطر.
كن محترمًا لوقتهم
التواصل مع الموردين ، بمجرد أن تصبح منظمًا في نهج الاتصال بالمورد الخاص بك، فإنك تزيد بشكل كبير من قدرتك على أن تكون موجزًا، لماذا ترسل بريدًا إلكترونيًا مكونًا من 15 فقرة بينما تفي رسالة من خمس جمل بالغرض؟
إذا كان لديك كل البط الخاص بك في صف واحد، فيمكنك توصيل سؤالك بسرعة دون تفاصيل غير ضرورية.
من المحتمل أن يقوم البائع بتوفير قطع الغيار لعدة عملاء، مما يعني أن لديهم عشرات المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني التي يتم إلقاؤها عليهم كل يوم.
سيحبونك إذا وصلت إلى هذه النقطة وبمجرد أن يعرف المورد الخاص بك أنه من السهل التعامل معك، يمكنك المراهنة على أن رسائلك ستجد طريقها إلى القمة.
على هذا المنوال، لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عاجلاً الساعة 4:55 مساءً بعد ظهر يوم الجمعة. سوف يتجاهلك المورد الخاص بك، أو يتمنى لو تجاهلك.
محاسبة الموردين
إحدى النقاط المضيئة غير المتوقعة في التحول من البريد الإلكتروني هي القدرة الجديدة على مساءلة الموردين، وإذا كانت جميع الاتصالات موجودة في البريد الإلكتروني، فمن الصعب تحديد عدد مرات تأخر مورد معين أو مدى سرعة استجابة هذا المورد عادةً للتغييرات.
اقرأ المزيد :
شركة مشاريع التدفئة والتبريد (HACE)
أفضل (5) شركات المعدات الطبية في جدة