إدارة المشتريات

إدارة المشتريات

تحتاج كل شركة إلى تزويد نفسها بالمواد الخام أو الخدمات أو غيرها من السلع اللازمة لممارسة نشاطها، لذلك، في عملية الشراء، سيكون من الضروري دراسة العمليات أو الموردين أو الأنشطة التشغيلية التي ستكون الأكثر ربحية.

يمكننا بشكل أساسي التفريق بين إدارة المشتريات إلى مجموعتين كبيرتين:

سلع أو مواد خام للمنتجات التي نسوقها.

المواد الاستهلاكية والخدمات لاستخدام الشركة الخاص.

من المهم توقع كلا المجموعتين. لا يمكن أن تنفد المواد الخام لدينا أو لدينا فائض، تمامًا كما سيكون من المهم تتبع المواد الاستهلاكية التي تحتاجها شركتنا لتطوير نشاطها.

وظائف إدارة المشتريات

الهدف الرئيسي لإدارة المشتريات للشركة هو توفير السلع والخدمات التي تحتاجها الشركة، مع التأكد من الحصول على الكمية والجودة والسعر اللازمين لفترة زمنية معينة.

قسم المشتريات مسؤول عن تحديد ما يجب أن تشتري الشركة منه، ومن أي مورد، وكم.

كما قلنا، ليس الأمر نفسه لتقييم المواد الاستهلاكية أو الخدمات المكتبية التي نحتاجها، على سبيل المثال، المواد الخام التي نصنع بها منتجاتنا.

 تحتاج كلتا مجموعتي المشتريات إلى الدراسة، يمكن أن يكون كلاهما مشتريات متكررة وسنقوم بقياس فعالية إدارة المشتريات بفضل بعض المؤشرات.

بهذه الطريقة يمكننا تطبيق الخبرة لنصبح أكثر ربحية ونحن نتعلم.

يمكننا أن نساعد أنفسنا بأداة من نشاط المبيعات، مثل CRM، والتي، بفضل التاريخ، يمكننا التنبؤ بالمواد الخام التي سنحتاجها لتزويد أنفسنا.

خطوة بخطوة خلال عملية الشراء

متى تشتري، وماذا تشتري ومن من، سيتم تحديدها من خلال معايير لدعم احتياجات الشركة وقدرتها الإنتاجية.

يجب على القسم اتباع الخطوات التالية:

ندرك الحاجة الحقيقية.

حدد المزود المثالي.

ضع الطلب أو الشراء.

تتبع الطلب.

استقبال الطلب.

مراجعة وطلب قبول.

مؤشرات إدارة المشتريات

لتحسين إدارة المشتريات، نحتاج إلى تزويدنا بأكبر قدر ممكن من المعلومات للتحكم في العملية، هناك آليات لا حصر لها لتحسين التكاليف والتحكم فيها.

في هذه المقالة، نود أن نشرح المؤشرات التي نحتاج إلى أخذها في الاعتبار من أجل تحسين إدارة المشتريات لديك، وتعتبر مؤشرات إدارة المشتريات هي آليات تساعد الشركات على تحسين نفقاتها، هذه هي أهمها:

الميزانية والنفقات الفعلية:

هي نتيجة التنبؤ بالنفقات على بند الميزانية والفرق عن النفقات الفعلية، في بعض الأحيان تختلف الميزانية التقديرية عن النفقات النهائية الفعلية، والتي لا تكون سلبية دائمًا.

 قد تكون الأسباب غير متوقعة، زيادة في الاستهلاك الداخلي، عرض مختلف. لكن هذا المؤشر يقيس النسبة المئوية التي نعدلها وفقًا للميزانية المحددة.

الكشافة (دراسة الأسعار):

يجب أن نؤدي هذه المهمة بشكل متكرر، لأن معرفة الأسعار التي يمكن أن يقدمها لنا الموردون يساعدنا على اتخاذ القرار بشكل أفضل.

العائد على الاستثمار (ROI):

يقيس هذا المؤشر الأداء الاقتصادي الذي تم الحصول عليه نتيجة للاستثمار.

الإنفاق والاستهلاك:

يحلل هذا المؤشر ما إذا كان ما تم الحصول عليه حقًا هو ما نستهلكه، سنحلل ما إذا كان كل ما تم شراؤه ضروريًا وما هي الفائدة التي يوفرها، سيتم معرفة ذلك من خلال الهامش الذي تم الحصول عليه.

عمليات شفافة:

سيكون من الضروري معرفة أين تنتهي الميزانيات، بالضبط أين يتم إنفاق الأموال. يجب أن يبرر هذا المؤشر كل يورو يتم إنفاقه وسيقيس فعالية القسم أو مدير المشتريات، سيكون من المهم أيضًا في هذا المؤشر مراعاة أن كل شيء يحدث وفقًا لإطار قانوني.

هذه العناصر هي التي ستخبرنا بشكل أساسي ما إذا كانت عمليات الشراء لدينا في صحة جيدة، وما إذا كانت تساعدنا على أن نكون أكثر ربحية وكذلك لمعرفة اتجاهات السوق.

أهمية إدارة المشتريات

الشراء هو المرحلة الأولى من إدارة المواد، فالشراء يعني شراء السلع والخدمات من بعض الوكالات الخارجية.

الهدف من قسم الشراء هو ترتيب توريد المواد وقطع الغيار والخدمات أو السلع شبه المصنعة، التي تطلبها المنظمة لإنتاج المنتج المطلوب، من وكالة أو مصدر خارج المنظمة.

يجب أن تكون العناصر المشتراة ذات جودة محددة بالكمية المرغوبة المتاحة في الوقت المحدد بسعر تنافسي.

الشراء هو شراء المواد والإمدادات والآلات والأدوات والخدمات المطلوبة للمعدات وصيانة وتشغيل مصنع.

تعني وظيفة الشراء، الشراء عن طريق شراء المواد والآلات والمعدات واللوازم المناسبة للمخازن المستخدمة في تصنيع المنتج المعتمد للتسويق بالجودة والكمية المناسبة في الوقت المناسب وبأقل سعر، بما يتوافق مع الجودة المرغوبة ".

وبالتالي، فإن الشراء هو عملية استكشاف السوق لشراء سلع وخدمات بالجودة والكمية المرغوبة بأقل سعر وفي الوقت المطلوب. يتم اختيار المورد الذي يمكنه توفير عناصر قياسية بسعر تنافسي.

أصبح الشراء في مؤسسة الآن وظيفة متخصصة، لقد تم تجربة أنه من خلال إعطاء مسؤولية الشراء إلى متخصص، يمكن للشركة الحصول على اقتصادات أكبر في الشراء، علاوة على ذلك، يشمل الشراء أكثر من 50 ٪ من النفقات الرأسمالية التي تحددها الشركة.

الشراء هو نشاط إداري يتجاوز مجرد عملية الشراء، ويشمل البحث والتطوير للاختيار المناسب للمواد والمصادر، والمتابعة لضمان التسليم في الوقت المناسب؛ التفتيش لضمان كل من الكمية والنوعية؛ للتحكم في حركة المرور والاستلام والتخزين وعمليات المحاسبة المتعلقة بالمشتريات ".

 التفكير الحديث هو أن الشراء هو وظيفة إدارية إستراتيجية وأي إهمال سيؤدي في النهاية إلى انخفاض في الأرباح.

أهمية الشراء:

توفر وظيفة الشراء للمصنع المواد التي بدونها لا يمكن أن تتحرك عجلات الآلات.

إن التوفير بنسبة واحد بالمائة في تكلفة المواد يعادل زيادة بنسبة 10 بالمائة في المبيعات. وبالتالي يمكن للشراء الفعال تحقيق ذلك.

مدير المشتريات هو الوصي على أموال شركته لأنه ينفق أكثر من 50 في المائة من أرباح شركته على المشتريات.

إقرأ المزيد:

تعرف على مشاكل ادارة المشتريات

افضل قهوة تركية