تقارير المشتريات
أصبح قسم المشتريات لاعباً رئيسياً في بناء والحفاظ على النمو والقيمة والقوة التنافسية للشركات في جميع الصناعات، تحرص الشركات على الاستفادة من الرؤى القوية المخبأة في بيانات المشتريات الخاصة بها من أجل اتخاذ قرارات أعمال أفضل، والاعتماد على أدوات الشراء القائمة على البيانات للكشف عن هذه الأفكار والاستفادة منها بشكل مناسب.
تعد تقارير المشتريات الشائعة من أقوى الأدوات والأدوات الأساسية المتاحة لكبار مسؤولي المشتريات (CPOs) وقادة المشتريات الآخرين حيث يقومون بمواءمة إستراتيجية الشراء مع الأهداف التنظيمية ويسعون إلى تركيز إداراتهم على أنهم منشئو القيمة.
من خلال الفهم الشامل لماهية هذه التقارير وكيفية عملها، يمكن لفرق المشتريات تحقيق خفض كبير في التكلفة وإنشاء سلسلة متتالية من القيمة عبر مؤسساتهم.
تقارير المشتريات المشتركة
تستخدم أقسام المشتريات تقارير المشتريات (تسمى تقارير المشتريات الإلكترونية عند إجرائها باستخدام الأدوات الرقمية واستخدام المصادر الرقمية) لتحسين بيانات الإنفاق في قوالب مصقولة للرؤى القابلة للتنفيذ.
التقارير هي أي وثيقة توفر معلومات مفيدة، فهي تجمع بين النص والجداول والرسومات لجعل البيانات أكثر سهولة في الهضم.
غالبًا ما يتم إنشاء تقارير المشتريات على أساس دوري، ولكن يمكن للمؤسسات التي استثمرت في برنامج تحسين الشراء إلى الدفع إنشاؤها بسهولة عند الطلب.
تتضمن بعض الأنواع الأكثر شيوعًا لتقارير المشتريات الإلكترونية ما يلي:
تساعد تقارير الإنفاق في إعداد الميزانية وعمليات التدقيق وإعداد التقارير، مع مستويات متعددة من التفصيل بناءً على السياق. يمكن استخدامها لمقارنة الإنفاق الفعلي بالقيم المعتمدة في الميزانية، والحصول على صورة واضحة للأساس المالي العام للشركة في الوقت الفعلي، والمساعدة في إدارة التدفق النقدي، والمزيد.
تساعد تقارير قاعدة الموردين على تتبع تفاصيل المبلغ الذي يتم إنفاقه مع الموردين، بالإضافة إلى الموافقات وإحصائيات المخزون والاستخدام، وما إلى ذلك.
تكون هذه التقارير مفيدة للغاية عندما تتوفر جميع معلومات الإنفاق، من طلب الشراء الأصلي إلى المورد النهائي تأكيد الفاتورة والدفع، من خلال تتبع الإنفاق المرتبط بكل بائع في سلسلة التوريد، يمكن للشركات تحسين استراتيجيات التوريد الخاصة بها لتبسيط سلاسل التوريد الخاصة بها من أجل المرونة والمرونة مع الاستمرار في تحقيق وفورات في التكاليف وحماية استمرارية الأعمال.
تعد تقارير تحليل الفئة نوعًا محددًا من تقارير المورد، من خلال فرز وإدارة وتحليل البيانات الخاصة بالمواد والسلع والخدمات عبر إدارة الفئات، يمكن للشركات اكتساب فهم أكثر ثراءً للإنفاق ، ومراقبة أداء الموردين وامتثالهم بشكل أكثر فعالية ، واغتنام الفرص للاستثمار في الابتكار والنمو.
تحتوي تقارير الحسابات الدائنة (AP) على معلومات قيمة تتعلق بنشاط الإنفاق، وتوفر أرقامًا دقيقة للإنفاق الملتزم به، والمستحقات، والبضائع المستلمة ولكن لم يتم تحرير فواتير بها (GRNI) ، وما إلى ذلك. تكون مصبًا لـ AP في إنشاء التقارير والتنبؤات الخاصة بهم.
تقدم تقارير إدارة العقود تحليلات لعقود الموردين والبيانات المساعدة ذات الصلة، بالإضافة إلى معلومات الامتثال والأداء.
أنها توفر إرشادات إضافية في إزالة سخام من سلسلة التوريد، وإضافة الزيادات الضرورية ذات الصلة بالسياق، وتحديد الفرص للشراكة مع أفضل موردي الشركة في مبادرات مفيدة للطرفين.
تدرس تقارير قياس أداء المشتريات الأداء الفعلي مقابل المعايير الداخلية، ومعايير الصناعة، وأداء الأقران، وما إلى ذلك.
تُستخدم تقارير تحليل دورة حياة المدخرات لتقييم فعالية وكفاءة مبادرات توفير التكاليف على مدار عمرها الإجمالي.
تعرف على مشاكل ادارة المشتريات
قيمة تحليلات المشتريات
عادةً ما تستخدم تقارير الشراء الإلكتروني تحليلات المشتريات لوضع المعلومات في سياقها. تُعرف أيضًا باسم تحليلات الإنفاق، وهي تكشف عن الأنماط والمشكلات والفرص المحتملة المخفية في بيانات المشتريات وتستخدم لإنشاء إستراتيجية شراء تعالج الثلاثة.
في الماضي، كان يتم إجراء تحليل المشتريات بشكل أساسي من قبل محللي الأعمال المتخصصين في تحليل الإنفاق، باستخدام جداول بيانات Microsoft Excel ، والمستندات الورقية، وسير العمل اليدوي.
بمرور الوقت، تطورت العملية لتلائم التكنولوجيا المتاحة. لقد حلت الأتمتة والتحليلات محل العمليات اليدوية المملة والورقية والمليئة بالأخطاء.
اليوم، تتمتع الشركة التي تطبق أفضل حل مركزي في فئتها من الشراء إلى الدفع مثل Planergy بإمكانية الوصول إلى:
تحليلات المشتريات المتقدمة المدعومة بالذكاء الاصطناعي (AI) - على وجه التحديد، التعلم الآلي الذي يحسن الأداء والدقة بمرور الوقت.
مجموعة متنوعة من مصادر البيانات، متكاملة بشكل كامل ضمن منصة إدارة البيانات المركزية.
أتمتة العمليات لتحسين الوظائف والسرعة والدقة مع القضاء على التأخيرات والخطأ البشري.
رؤية في الوقت الفعلي لبيانات الإنفاق من أجل تنبؤ وتقارير أكثر دقة وفي الوقت المناسب.
قوالب التقارير لمزيد من السرعة والراحة والدقة.
السرعة والأمان والموثوقية بفضل توصيل البرامج كخدمة (SaaS) وتشفير البيانات المدمج والوصول الآمن والمتوافق مع الأجهزة المحمولة.
أنواع تحليلات المشتريات
تأخذ تحليلات المشتريات أشكالًا مختلفة تقع على نطاق واسع في أربع فئات لتحليل الإنفاق:
تُستخدم التحليلات التشخيصية للتنقيب عن البيانات التاريخية الحالية لمساعدة قادة المشتريات:
فهم الاتجاهات طويلة المدى
فحص طبيعة التحديات غير المعالجة والفرص غير المستغلة
تطوير استراتيجيات وتوقعات مشتريات جديدة مستنيرة ومحسّنة من خلال فهم هذه البيانات التاريخية لتعزيز القيمة والأداء والامتثال والمدخرات والربحية.
التحليلات الوصفية هي "ماذا" للتحليلات التشخيصية "لماذا وكيف". يصفون الأداء السابق بتفاصيل معقدة.
التحليلات التنبؤية تركز على المستقبل.
توفر التحليلات الوصفية فهمًا واضحًا وشفافًا للبيانات السابقة؛ تقوم التحليلات التشخيصية باستخراج البيانات الموضحة للحصول على رؤى؛ والتحليلات التنبؤية تستخدم تلك الأفكار في التنبؤ بأداء المشتريات في المستقبل.
إقرأ المزيد:
إدارة المشتريات