مشاكل إدارة المشتريات وحلولها
مشاكل إدارة المشتريات،من الشركات المصنعة التي تحتاج إلى المواد الخام، إلى الموزعين الذين يشترون البضائع من الشركة المصنعة و/ أو المستورد، إلى تجار التجزئة الذين يقومون بتخزين أرففهم المادية أو الافتراضية، تعد إدارة المشتريات أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال.
يتم تنشيط مسارات إدارة المشتريات وإدارتها وتوفير الرؤية عبر عملية الشراء لتمكين مديري المشتريات من خلال عرض جميع مستندات الشراء على شاشة واحدة ثم القيام بإعداد عناصر واجهة المستخدم للتنبيهات المهمة، مثل تغيرات الأسعار وطلب المنتجات من المخزون وإسقاط الشحنات والطلبات الخاصة.
وبالتالي يتم إخطارك عندما يقل المخزون المتاح عن المستويات الدنيا المثالية ومن ثم عليك النظر للتوصيات لأوامر الشراء وبعدها إنشاء أوامر الشراء من أمر المبيعات الأصلي والمزيد.
مشاكل إدارة المشتريات وحلولها:
تحدي الشراء: أسعار البائع في حالة تغير مستمر - إنها تتغير دائمًا، مما يجعل من المستحيل تقريبًا معرفة كيفية التسعير للعملاء.
تفعيل الحلول: تعرف على الأسعار حسب البائع، التكلفة الإجمالية للمنتج، ماذا تطلب، ومن أي جهة وما هي مستويات الهامش المقبولة عند التسعير.
تحدي الشراء: تختلف المهل الزمنية باختلاف البائعين، لذلك نحن لا نتأكد أبدًا من موعد إعادة طلب منتجات معينة.
تنشيط الحلول: راقب المخزون وقم بتجديده من خلال التنبيهات الشرطية الخاصة بالتنبؤ وإدارة البائعين.
تحدي الشراء: يقوم البائعون بإعادة الطلب والشحن القصير في كثير من الأحيان. إذا لم يكن لدينا، لا يمكننا بيعه.
تنشيط الحلول: قم بتقييم موثوقية البائع وإنشاء قائمة البائعين المفضلة بناءً على الأداء التاريخي
تحدي الشراء: تختلف المهل الزمنية باختلاف البائعين، لذلك نحن لا نتأكد أبدًا من موعد إعادة طلب منتجات معينة.
تنشيط الحلول: راقب المخزون وقم بتجديده من خلال التنبيهات الشرطية الخاصة بالتنبؤ وإدارة البائعين.
تحدي الشراء: يبدو أننا نشتري المزيد، لكن الحجم لا ينعكس في أسعارنا.
تنشيط الحلول: تحليل أنماط الإنفاق وتوحيد عمليات الشراء لزيادة الحجم
تحدي الشراء: لا يمكننا إجراء إحالة مرجعية إلى العناصر ورموز المنتجات مع البائعين، لذلك نفقد إعادة ترتيب العناصر.
تفعيل الحلول: تحديد المنتجات من خلال أكواد معرّفات متعددة للمنتج قد تكون مرتبطة بكل منتج وترتبط ببيانات البائع التاريخية.
أبرز مشاكل المشتريات
يمكن أن تنشأ العديد من المشكلات عندما يتعلق الأمر بمهام الشراء الشائعة التي تقوم بمراجعة نفقات مؤسستك والموافقة عليها، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة الأقسام والميزانيات المختلفة.
فيما يلي أكثر ثلاث مشاكل شراء شيوعًا تخبرنا بها الشركات أنها تواجهها في الإنفاق على المشتريات - وكيف تعمل استخبارات الشراء على كبح جماحها.
المشكلة 1: عدم اتباع سياسة الشراء
تعد إدارة العديد من القطع المتحركة والأشخاص في مؤسستك تحديًا في أحسن الأحوال. عندما يسافر موظفوك أو ينفقون بنودًا، كيف تعرف أنهم يتبعون الممارسات المعتمدة؟
بدون منصة قوية مدفوعة بالذكاء الاصطناعي، يكاد يكون من المستحيل تتبع كل الإنفاق.
بينما يمكن للأشخاص التعرف على بعض العناصر في ميزانيات سفر ونفقات الموظفين، فإن الطريقة الوحيدة المضمونة بنسبة 100 في المائة لالتقاط كل تلك البيانات بدقة وفي الوقت الفعلي هي باستخدام أداة مثل ذكاء الشراء.
يمكن لذكاء الشراء مراقبة وإيجاد وتنبيهك على وجه التحديد إلى الإنفاق الذي يقع خارج البروتوكولات المعمول بها لديك. يؤدي هذا إلى التخلص من ممارسات الإنفاق المشكوك فيها - مثل موافقة مدير على إقامة في فندق تقع خارج قائمتك المعتمدة - ويوفر لك المال.
المشكلة الثانية: الإنفاق الاحتيالي أو المخادع
هل كل فرد في مؤسستك يتبع ممارسات الشراء المناسبة؟ في عالم مثالي، سيفعلون ذلك، ولكن في العالم الحقيقي، يمكن للموظفين في كثير من الأحيان التوقيع على فاتورة بأكثر مما تمت الموافقة عليه، أو حتى الذهاب والإنفاق دون موافقة.
يمكن أن تساعدك ميزة "ذكاء الشراء" في العثور على الإنفاق الذي لم تتم الموافقة عليه مسبقًا في أمر الشراء وإيقافه.
بالإضافة إلى ذلك، فإنه يضع علامة على أي شيء يتجاوز مبلغ الإنفاق المعتمد، ويساعد في تحديد الإنفاق الاحتيالي أو المحتال، لأن أفضل وقت لإيقاف الإنفاق غير المشروع هو قبل حدوثه.
المشكلة 3: المبالغة في الإنفاق
شخص يعرض فواتير الأموال من محفظة مفتوحة هل الموافقة على فواتير تزيد عن مبلغ محدد مسبقًا مشكلة في مؤسستك؟ عندما يوافق الموظفون على إنفاق شركتك بدون ميزانية، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تآكل الأرباح والثقة في اتخاذ القرار.
من خلال منح موظفيك قوة استخبارات الشراء، لن يشككوا في الميزانيات أو يفرطوا في الإنفاق مرة أخرى.
إنه يحررك أنت وموظفيك من عملية البحث عن الأخطاء ومراجعتها - ويبقي الجميع على نفس مسار الشراء للمضي قدمًا.
تحديد تحديات المشتريات
تحديد تحديات الشراء والتغلب عليها هو الوقت والمال والجهد الذي يتم إنفاقه جيدًا نظرًا لأن المشتريات لها تأثير مباشر على النتيجة النهائية للمؤسسة.
في حين أن تحديات الشراء يمكن أن تختلف بناءً على حجم المؤسسة، وخط عملها، وما إلى ذلك.
تمثل مخاطر العرض دائمًا تحديًا كبيرًا في عملية الشراء، وتشكل مخاطر السوق وعمليات الاحتيال المحتملة والتكلفة والجودة ومخاطر التسليم أكثر أنواع المخاطر شيوعًا.
مشاكل إدارة المشتريات التي تتم خارج عملية الشراء المحددة تندرج تحت الشراء المظلم.
يمكن أن يكون هذا الإنفاق غير المنضبط مكلفًا للشركات، وعندما لا يمكن تبرير العناصر المشتراة باستخدام النفقات الرأسمالية أو المخزون المادي، فإن الخسارة الناتجة في الإيرادات والتحكم تمثل تحديًا كبيرًا للمؤسسات من جميع الأحجام للتعامل معها.
اقرأ المزيد :
الامتياز التجاري في السعودية
أشهر 10 شركات خدمات لوجستية في جدة