تعرف على مشاكل ادارة المشتريات

تعرف على مشاكل ادارة المشتريات

مشاكل ادارة المشتريات،يمكن أن تنشأ العديد من المشكلات عندما يتعلق الأمر بمهام الشراء الشائعة لمراجعة نفقات مؤسستك والموافقة عليها، خاصة عندما يتعلق الأمر بإدارة الأقسام والميزانيات المختلفة.

تحلل ميزة "استخبارات الشراء" عملية الشراء في مؤسستك بالكامل لتضمينها جميعًا في نظام واحد. يحسن العملية عن طريق تسطيح وتنظيف وتطبيع وتصنيف جميع بيانات الشراء في نظام الشراء الخاص بك. فهي لا تقضي على الإنفاق الزائد فحسب، بل إنها تحسن الامتثال والالتزام بالسياسة وتحد من الاحتيال.

أهم مشاكل ادارة المشتريات

فيما يلي ثلاث مشاكل شراء شائعة تخبرنا بها الشركات أنها تواجهها في الإنفاق على المشتريات - وكيف تعمل ميزة استخبارات الشراء على الحد منها.

المشكلة 1: عدم اتباع سياسة الشراء

تعد إدارة العديد من القطع المتحركة والأشخاص في مؤسستك تحديًا في أحسن الأحوال. عندما يسافر موظفوك أو ينفقون بنودًا، كيف تعرف أنهم يتبعون الممارسات المعتمدة؟

بدون منصة رؤى مدفوعة بالذكاء الاصطناعي، يكاد يكون من المستحيل تتبع كل الإنفاق. بينما يمكن للأشخاص التعرف على بعض العناصر في ميزانيات سفر ونفقات الموظفين، فإن الطريقة الوحيدة المضمونة بنسبة 100 في المائة لالتقاط كل تلك البيانات بدقة وفي الوقت الفعلي هي باستخدام أداة مثل ذكاء الشراء.

يمكن لذكاء الشراء مراقبة وإيجاد وتنبيهك على وجه التحديد إلى الإنفاق الذي يقع خارج البروتوكولات المعمول بها لديك.

 يؤدي هذا إلى التخلص من ممارسات الإنفاق المشكوك فيها - مثل موافقة مدير على إقامة في فندق تقع خارج قائمتك المعتمدة - ويوفر لك المال.

المشكلة الثانية: الإنفاق الاحتيالي أو المخادع

هل كل فرد في مؤسستك يتبع ممارسات الشراء المناسبة؟ في عالم مثالي، سيفعلون ذلك، ولكن في العالم الحقيقي، يمكن للموظفين في كثير من الأحيان التوقيع على فاتورة بأكثر مما تمت الموافقة عليه، أو حتى الذهاب إلى المارقة والإنفاق دون موافقة.

يمكن أن تساعدك ميزة "ذكاء الشراء" في العثور على الإنفاق الذي لم تتم الموافقة عليه مسبقًا في أمر الشراء وإيقافه. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يضع علامة على أي شيء يتجاوز مبلغ الإنفاق المعتمد، ويساعد في تحديد الإنفاق الاحتيالي أو المحتال، لأن أفضل وقت لإيقاف الإنفاق غير المشروع هو قبل حدوثه.

المشكلة 3: المبالغة في الإنفاق

هل تعتبر الموافقة على فواتير تزيد عن مبلغ محدد مسبقًا مشكلة في مؤسستك؟ عندما يوافق الموظفون على إنفاق شركتك بدون ميزانية، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تآكل الأرباح والثقة في اتخاذ القرار.

من خلال منح موظفيك قوة استخبارات الشراء، لن يشككوا في الميزانيات أو يفرطوا في الإنفاق مرة أخرى.

تحديات مشتريات شائعة تطارد الشركات من جميع الأحجام

1. تخفيف المخاطر

تمثل مخاطر العرض دائمًا تحديًا كبيرًا في عملية الشراء، وتشكل مخاطر السوق وعمليات الاحتيال المحتملة والتكلفة والجودة ومخاطر التسليم أكثر أنواع المخاطر شيوعًا.

 بالإضافة إلى ذلك، فإن مخاطر الامتثال مثل مكافحة الفساد والالتزام بالسياسة والمزيد تجعل قادة المشتريات لديك مستيقظين طوال الليل.

2. الإنفاق غير المنضبط

المشتريات التي تتم خارج عملية الشراء المحددة تندرج تحت الشراء المظلم، يمكن أن يكون هذا الإنفاق غير المنضبط مكلفًا للشركات، عندما لا يمكن تبرير العناصر المشتراة باستخدام النفقات الرأسمالية أو المخزون المادي، فإن الخسارة الناتجة في الإيرادات والسيطرة تشكل تحديًا كبيرًا للمؤسسات من جميع الأحجام للتعامل معها، تتمثل إحدى الطرق الرائعة لتقليل الإنفاق المنشق أو المحتال في إدارة إنفاقك.

3. انعدام الشفافية

كانت جداول البيانات مكانًا رائعًا للبدء عندما يتعلق الأمر بتنظيم البيانات، ولكن عندما تحتاج إلى الكثير منها، فإنها تبدأ في الانهيار. المشكلة الأولى التي قد تواجهها هي الوصول إلى البيانات.

قد يكون من الصعب تحديد موقع المعلومات وتتبعها عبر العديد من جداول البيانات، تتضاءل السرعة التي يمكنك من خلالها الوصول إلى المعلومات مع زيادة حجم البيانات.

يجب عليك أيضًا التعامل مع المخاطر الأمنية وتجنب الكشف عن الكثير من المعلومات للعديد من الأشخاص. يمكن أن تؤدي الأخطاء والإغفالات الصغيرة إلى بيانات غير صحيحة، مما يكلفك الصفقات والعملاء وعلاقات البائعين. تعد أتمتة عملية الشراء أفضل طريقة لتحسين الشفافية.

لديها الكثير من الفوائد الأخرى أيضًا، مثل تحسين كفاءة العملية الخاصة بك.

4. بيانات غير دقيقة

من أجل اتخاذ قرارات شراء سليمة، تحتاج المؤسسات إلى بيانات دقيقة وموثوقة. يمكن أن يؤدي إجراء عمليات شراء استنادًا إلى بيانات مشتريات غير دقيقة إلى نقص المخزون وفائض المخزون وغير ذلك من تحديات الشراء الإضافية التي من المحتمل أن تؤثر على صافي أرباح المؤسسة بشكل مباشر.

5. عدم تبني التكنولوجيا

قد تبدو إدارة عمليات الشراء يدويًا بسيطة في البداية، ولكن عندما تصبح العمليات أكثر تعقيدًا، فإنها تصبح أكبر عوائق أمام النجاح. هذا هو السبب في أن أحد تحديات الشراء هو النظر إلى التكنولوجيا على أنها يد مفيدة، وشريك يساعد الشركة على خلق القيمة.

لتحقيق الأهداف المستقبلية، من الأهمية بمكان أن تصبح خبيرًا في كيفية قيام حلول المشتريات الرقمية بتقليل التكاليف وتعزيز الابتكار.

6.القضايا المتعلقة بالمورد

تعد إدارة الموردين واحدة من أكبر التحديات في مجال المشتريات، من تحديد المورد المناسب إلى تتبع أداء البائعين وضمان إمدادات ثابتة من المنتجات عالية الجودة، تمتلئ العملية برمتها بالتعقيدات، خاصة مع جائحة كوفيد، زادت أهمية وجود قاعدة ثابتة من الموردين متعددة الجوانب.

إقرأ المزيد:

خدمة تصميم المواقع الالكترونية من مسافة

خدمات البرامج المحاسبية